سيستم گردش کاردرهتل چيست ؟

اصغر ژيـان دربنـدي کارشناس و متخصص هتلداري

سيستم گردش کار يک کار تيمي مي باشد بمعني يك استراتژي و تحول سازماني درهتل و در واژه رياضي يك سيستمي است که موجب روش سيستماتيك ومتدهاي آماري مديريتي مي شودوبه هتل امکان تحول وپيشرفت وتوسعه را با اعدادارقام واقعي مي دهد  يک متد مديريتي است که بسياري ازبخشهاي هتل را مي توان بدون حضور فيزيکي مديريت، کنترل، و هدايت کرد واهداف بهينه سازي را به مجموعه اي ازاندازه گيريهاي كمي وابزارهاي آماري پيوندمي دهدوهزينه ها را به مقدارقابل توجهي كاهش مي دهد
براي اجرا وپياده سازي سيستم وگردش کار درهتل ابتدا بايد تيمهايي ازمتخصصين تشكيل شود وسرگروه تيم که حتما مي بايست به کليه جزئيات هتل کاملا وارد و با تجربه باشد که بتواند هراتفاقي که در هر بخش از هتل مي افتد از نظر مالي، اداري، رفاهي، کنترلي و…را از قبل پيش بيني کند را براي هر بخش تعيين يا پيشنهاد و يا اصلاح و تصميم مي گيرند که از بين روش ها بستگي به امکانات ومعماري هتل دارد بايدبهترين روش را براي اجراي آن اتخاذ كنند و سعي در يگ نواختي و هماهنگي سيستم مي کنند و هدف آن دستيابي به كيفيت برتر، و کنترل هاي آسان تر، پرسنل کمتر وکيفيت سرويس دهي است البته اين تيم معمولا از خارج ازهتل که تجربه کاري طولاني ومتخصص درامورهتلداري هستند بخصوص سرگروه تيم مي بايست اطلاعات وسيعي از کليه بخشهاي هتل داشته باشند انتخاب مي شوند تا با کمک تکنولوژي برنامه هاي خود را ارائه دهند.به طورکلي مي توان گفت، سيستم گردش کار هتل متدي است كه براساس داده ها هدايت مي شود و پيش گيري قبل از وقوع اشتباهات. و يک تلاش براي جلوگيري از تكرارها و دوباري کاري ها صورت مي گيرد
درسيستم گردش کار نياز مشتري وهتل تعريف مي شود وعملكرد تامين كنندگان، کاربران بخشها توسط کنترل کننده ها از نزديك مورد سنجش قرار مي دهد. در صورتيکه داده ها و راه کارها صحيح برنامه ريزي و با موفقيت پياده ‌سازي شده باشد تاثير بسيار عميق به روي كيفيت، عملكرد بخشها و منابع انساني خواهد داشت در سيستم گردش کارهتل سياست هاي مديريت هتل باهمان کيفيت ها واندازه ها که ازقبل تعريف شده وبراي توليد درآشپزخانه درنظرگرفته شده به دست مشتري مي رسد که باعث سرويس دهي مطلوبتر و با کيفيت بهتر به مشتريان ارائه خواهد شد
از آنجائيکه تصميم گيري ها براساس اطلاعات و آمارهاي واقعي بدست آمده خواهد بود مديريت هتل را ازعملکرد بخشها وکارکنان آگاه مي کند و به كيفيت برترهدايت مي کند وازخطاها، نيروي انساني اضافي کاري، اتلاف وقت، دوباره کاري هاي بي مورد، هزينه ها، جلوگيري مي کند اين سيستم که مجموعه اي ازسيستم ها مي باشد براي بهبود مستمر و دائم برنامه ريزي مي شود و از تغييرات سليقه اي جلوگيري مي کند
در فضاي پيچيده رقابتي صنعت هتلداري در اين سيستم نمي توان با تفکر سنتي و بدون داشتن اطلاعات از عملکرد واعداد ارقام واقعي وخطاها وبرخي راهكارهاي سليقه اي و غيرکارشناسي به موفقيت رسيد. و سيستم اجازه تغييرات سليقه اي را بدون برنامه ريزي و با درميان گذاشتن با سرگروه تيم را نمي دهد زيرا براي گرفتن گزارشات لازم و ضروري کنترلي جهت تصميم گيري مديريت گزارش ها برنامه ريزي شده است
و در اين گزارشات تخصصي يك معيار سنجش و نشان دهند عملکرد كيفي و دقيق هربخش براي ارزيابي عملكرد کاربران است واين گزارش ها باعث خواهد شد بخشها به فعاليت بيشتر و بدون خطا بپردازند وکارکنان در ساعت کاري کار مفيد انجام دهند.
در واقع سيستم گردش کار در هتل يک قانون سفت و سخت است که کاربر را ملزم به اجراي قانون مي کند و اجازه نمي دهد بدون اجراي قانون فعاليت کند زيرا کارمند خطا کار به راحتي شناخته مي شود و اين مهم باعث نظم وانظباط در محيط کارخواهد شد و ازصرف انرژي بيهوده جلوگيري خواهد کرد و خواست مشتري و مديريت هتل و سرعت در کار را فراهم مي کند واز بروز اشتباهات انساني واختلاف ميان کارکنان جلوگيري مي کند و نهايتاً باعث حل اختلاف بصورت منطقي وقانع کننده مي شودزيرا وقايع يا اختلافي که مثلا بين يک کشيرCASHIER با گارسن درمورد پرداخت يک چک رستوران مي افتد را پيش بيني مي کند و دربرنامه ريزي ها و گردش کارهتل لحاظ ميکنديا اختلاف بين RECEPTIONIST رسپشنيست وCASHIER کشيرمادربراي دريافت يک DEPOSIT  از قبل پييش بيني ودر سيستم وگردش کارلحاظ شده است اين برنامه ريزي هاي علمي و تخصصي باعث خواهد شد هرگز وقت مدير هتل براي رفع اختلاف ۲ کارمند گرفته نشود همانطوريکه وقت مديرهتل براي کنترل هيچ قسمت از هتل مهندسي، انبار، لاندري، آشپزخانه، و.. با بودن گزارشات لازم و ضرورگرفته نخواهد شد و مديريت فرصت پيدا مي گند براي برنامه هاي هتل با اطلاعات و اعداد ارقام واقعي بدست آمده براي آينده بر اساس آمارها برنامه ريزي کند.سيستم گردش کار در هتل تمام کارکنان را درگير و مشاركت مي دهد که هر يک در زمان لازم نقش خود را به نحو احسن اجرا کنند
سيستم وگردش کاربه عمل کرد افرادي که با هتل داد ستد دارد نظم و انظباط مي دهد و روي خريد، توليد، مصرف، دريافتي و پرداختي هتل از اشخاص کنترل هاي دقيق و اعداد ارقام واقعي را براي تصميم گيري ارائه مي دهد امروزه با وجود تکنولوژي هاي پيشرفته براي هتل ها پياده سازي سيستم وگردش کار هتل يك نياز بنيادي است و بدون آن نمي توان مديريت کرد با پياده کردن سيستم يكپارچگي بين تمام کارکنان و بخشهاي هتل بوجود خواهد آمد
ولازم است هتل هاي که در دست سا خت و يا هتل هاي در حال بازسازي به اين مهم توجه داشته باشند و فراموش نکنند هتل بدون پياده سازي سيستم گردش کارهرگز نمي تواند توجيه اقتصادي داشته باشد و امروزه موفقيت و مديريت يک هتل با پياده سازي سيستم وگردش کارصحيح، همکام با معماري ساختمان، امکانات،تجهيزات و تشکيلات و تکنولوزي بدست خواهدآمد
این مقاله ازسایت علمی هتلداری ایران که با مجوزکتبی اینجانب درنشریات تخصصی کشوربچاپ رسیده  راجزوات آموزشی و سایت های اینترنتی بدون رضایت صاحب اثرانتشار داده اند سایتهای که  فقط نام نویسنده و یامنبع را زیر مقاله  نوشته باشندکافی نیست می بایست بالای هرمقاله ای که از سایت علمی هتلداری ایران برداشته شده است به وضوح  نام نویسنده ودرزیر مقاله لینک سایت علمی هتلداری را قراردهند افرادوسایتهای اینترنتی که این نکات را رعایت نکرده باشندافراد بدون تخصص ونا آگاهی هستندکه دست به انتشار مقالات سایت علمی هتلداری ایران تنها منبع هتلداری درایران میزنندنشان از بی اعتباری ،تنگ نظری ، بی فرهنگی و صادق نبودن سایت واز دشمنان صنعت هتلداری ایران وترویج دهندگان سرقت ادبی هستنداین مقاله را درهرسایت اینترنتی که مشاهده کردیدازسایت های بی اعتباروبی ارزش وغیرقابل اعتمادی است  که حرفی برای گفتن ندارد مقالات دیگران را دوباره انتشار می دهد
كليه حقوق اين سايت متعلق به موسسه مدیریت هتلداری کیان شماره  ثبت ۱۶۵۷ مورخ ۲۳/۰۶/۱۳۸۴ می باشدهرگونه انتشار نقل قول وکپی برداری ،استفاده مجدد در سایتهای اینترنتی، نشریات ،آموزشگاه ها و غیروتنها با اجازه كتبي وذكرماخذ مجاز مي باشدبدون دریافت مجوز کتبی پیگرد قانونی دارد

درباره نویسنده
اصغر ژیان دربندی کارشناس و متخصص امور هتلداری با 50 سال سابقه درصنعت هتلداری / مولف کتابهای تکنیک هتلداری٬اصول هتلداری.دانش هتلداری تنها منابع هتلداری٬بیش از 2000 صفحه مقاله درارتباط باصنعت هتلداری وکترینگ درنشریات کشور و ...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *